Email Archivierung: Rechtssicher, stabil und effizient

Email Archivierung

Wozu Emails archivieren?

Laut Gesetzgeber müssen sämtliche geschäftsrelevante Dokumente mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden – dies gilt auch für die Email Korrespondenz!

Durch die ständige Nutzung des Internets werden heutzutage auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen sowie Mahnung per Email versendet. Oft ist es schwer für den Anwender zu unterscheiden, welche Dokumente archiviert werden müssen und welche nicht. Diese Entscheidung kann Ihnen eine Email Archivierung abnehmen. In der Regel wird der gesamte Email Verkehr vom Email Archiv ausgewertet und nach Ausfilterung unnötiger Emails archiviert.

Vorteile der Emailarchivierung

Eine ordentliche Email Archivierung bietet mehr als nur die Abdeckung der dauerhaften Sicherung geschäftlicher Korrespondenz im digitalen Umfeld.

Das Email Archiv hilft auch dabei schnell und unkompliziert nach bestimmten Emails zu suchen. Die gängigsten Email Archive arbeiten dabei mit einer ähnlichen Volltextsuche wie sie auch von Google eingesetzt wird. Das gilt nicht nur für den Inhalt der Email, sondern auch für deren angehängten Dateien, wie z.B. PDF- oder mit Microsoft Word erstellte Dokumente.

Ein weiterer, wichtiger Vorteil ist die Möglichkeit den bestehenden Mailserver durch die Archivierung zu entlasten. Das Email Archiv speichert die Emails in komprimierter Form ab, was dazu führt, dass auf dem Mailserver weniger Speicherplatz benötigt wird. Das Email Archiv ist auch in der Lage identische Emails, die inhaltlich gleich sind und an verschiedene Mitarbeiter versendet wurden, einmal und nicht mehrfach abzuspeichern.

Sobald ein Email archiviert ist, kann es aus dem Benutzerpostfach und somit vom Mailserver gelöscht werden. Damit ist auch Schluss mit den von Microsoft Outlook bekannten Datencontainern(PST-Dateien) zur Speicherung von Emails. Der Administrator hat damit die volle Kontrolle über die Emails der Benutzer und dem dafür benötigten Speicherplatz.

Zusätzlich sind die Emails im Speicher des Email Archivs verschlüsselt und signiert abgelegt, was den Zugriff durch Fremde verhindert und garaniert, dass die Emails zu jedem Zeitpunkt unverfälscht verfügbar sind.

Verschiedene Arten der Email Archivierung

Es gibt verschiedene Lösungen zur Archivierung von Emails. Diese können in Form von Software oder auch als geschlossene Server-Systeme eingesetzt werden. Gerne beraten wir Sie in Sachen Anbindung und Kosten zum Thema Emailarchivierung.

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