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Ab Januar 2024 wird das neue Outlook ausgerollt.
Microsoft wird ab Januar 2024 das neue Outlook für Business-Kunden umfassend einführen. Die aktualisierte App soll die bisherige Mail- und Kalender-App in Windows 10 und 11 ersetzen. Zu den Neuerungen gehören eine optimierte Benutzeroberfläche sowie eine tiefere Integration in Microsoft-365-Dienste, wodurch das Arbeiten effizienter und die Organisation von Aufgaben und Terminen einfacher wird. So sind neue Funktionen wie das „Schlummern“ von E-Mails enthalten, mit denen Nutzer Nachrichten temporär ausblenden können.
Microsoft beschreibt die Einführung des neuen Outlook als Chance für Nutzer
Microsoft beschreibt die Einführung des neuen Outlook als Chance für Nutzer, die erweiterten Funktionen selbst zu erleben. Laut dem Unternehmen haben bereits Millionen das Update ausprobiert und profitieren von neuen Features wie den Copilot-Tools, individuellen Themes sowie hilfreichen Optionen wie dem Anheften und Schlummern von E-Mails, die Arbeitsabläufe vereinfachen sollen.
Vor der Umstellung erhalten Nutzer eine Benachrichtigung in der App und können die Umstellung in den Einstellungen unter „Optionen“ und „Allgemein“ deaktivieren. Auch wer bereits auf die neue Version gewechselt hat, kann wieder zur alten Version zurückkehren. Falls jedoch der „New-Outlook“-Schalter über Richtlinien ausgeblendet ist oder der Nutzer eine unbefristete Lizenz hat, bleibt die Umstellung aus.
Admins können über die Richtlinie „Admin-Controlled Migration to New Outlook“ den Wechsel verwalten: Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, sodass Nutzer selbst entscheiden können. Mit dem Wert „1“ wird die Migration erzwungen, während „0“ die automatische Migration verhindert und damit auch eine manuelle Umstellung blockiert.
Lokal lässt sich der Umstieg ebenfalls steuern, indem der Registry-Schlüssel NewOutlookMigrationUserSetting unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\outlook\preferences auf 00000001 oder 00000000 gesetzt wird. Zukünftig soll die Richtlinie auch als Gruppenrichtlinien-Objekt (GPO), als Cloud-Richtlinie und über Intune bereitgestellt werden.
IT Administratoren müssen aktiv werden
IT-Verantwortliche mit den genannten Lizenzen müssen aktiv eingreifen, da die Umstellung auf das neue Outlook voraussichtlich viele Anfragen und technische Probleme hervorrufen könnte. Ein zentrales Hindernis ist die fehlende Unterstützung für POP3 und vor allem für lokale Exchange-Server (On-Premises-Versionen), wodurch Nutzer mit lokalem Exchange-Server keine Mails bearbeiten können. Ein Funktionsvergleich von Microsoft zeigt weitere Lücken auf, wie das Fehlen von freigegebenen Postfächern als Konten.
Ein weiterer potenzieller Nachteil ist die Übertragung von Anmeldedaten zu IMAP-Konten auf Microsoft-Server. Diese synchronisieren E-Mails anschließend in die Microsoft-Cloud, da viele neue Funktionen serverseitig und nicht lokal ausgeführt werden. Derzeit werden .pst-Dateien ebenfalls nicht unterstützt, was für manche Organisationen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes auslösen könnte.
Welche Vorteile bietet das neue Outlook?
Das neue Microsoft Outlook, das ab Januar 2025 für Unternehmenskunden eingeführt wird, bringt zahlreiche Verbesserungen für die Produktivität und Nutzerfreundlichkeit. Durch die Integration von KI-Tools wie Copilot wird die Organisation von E-Mails und Terminen erleichtert. Funktionen wie das Anpinnen und „Schlummern“ von E-Mails sorgen zudem für mehr Übersicht im Posteingang und helfen dabei, wichtige Nachrichten im Blick zu behalten.
Das neue Outlook nutzt zudem verstärkt die Cloud und verbessert die Zusammenarbeit mit anderen Microsoft-365-Anwendungen wie Teams und To-Do, die jetzt direkt integriert sind. Die neue Funktion „Mein Tag“ unterstützt die Tagesplanung, indem Aufgaben und Termine zentral angezeigt werden.
Zusätzlich werden einige technische Features erweitert: Nutzer können nun das Versenden von E-Mails im Voraus planen und haben eine erweiterte Rückruf-Option, falls eine Nachricht versehentlich gesendet wurde. Das Einfügen von Dateien in E-Mails wurde vereinfacht und ermöglicht schnelleres Arbeiten ohne große Datenanhänge. Insgesamt zielt das Update darauf ab, die Teamarbeit und Kommunikation für Unternehmen, die intensiv mit Microsoft 365 arbeiten, effizienter zu gestalten
Die Vorteile und Verbesserungen des neuen Outlook
- KI-Integration mit Copilot: Unterstützt bei der Organisation von E-Mails und Terminen, bietet intelligentere Vorschläge und automationsgestützte Aufgabenverwaltung.
- Anpinnen und Snoozen von E-Mails: Nutzer können wichtige E-Mails im Posteingang anpinnen und „schlummern“, um sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut angezeigt zu bekommen.
- Bessere Integration mit Microsoft 365: Funktionen wie To-Do und „Mein Tag“ sind direkt integriert und erleichtern das Tages- und Aufgabenmanagement.
- Geplante E-Mail-Zustellung: E-Mails können zu einem bestimmten, vorab gewählten Zeitpunkt versendet werden, was Flexibilität und Timing verbessert.
- Erweiterte Rückruf-Optionen: Versehentlich gesendete E-Mails können nun innerhalb eines bestimmten Zeitraums zurückgerufen werden, was Fehler minimiert.
- Einfacheres Einfügen von Dateien: Dateien können durch Eingabe eines „/“ und der ersten Buchstaben direkt als Link eingefügt werden, was schneller und effizienter ist.
- Cloud-basierte Funktionen: Erweiterte Cloud-Funktionalität unterstützt Teamarbeit und Synchronisation in der Microsoft 365-Umgebung.
