bios-tec Magazin
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Anwendungsfälle für KI Helfer für den Mittelstand
Die Rolle der künstlichen Intelligenz in kleinen und mittelständischen Unternehmen
Künstliche Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und ist längst nicht mehr nur ein Thema für große Konzerne oder High-Tech-Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) profitieren zunehmend von den Vorteilen, die KI-gestützte Tools wie Chat GPT oder Microsoft Copilot bieten. Doch die Einführung solcher Technologien erfordert oft ein Umdenken in der Unternehmenskultur und einen kreativen Ansatz. Besonders in Deutschland, wo traditionell stark prozessorientiertes Denken vorherrscht, ist dieser Wandel eine zentrale Herausforderung.
In diesem Blogartikel stellen wir Ihnen zwei spannende Anwendungsbeispiele vor, wie KMU durch den Einsatz von KI Helfern nicht nur Effizienzsteigerungen erreichen, sondern auch innovative Lösungen für alltägliche Herausforderungen finden konnten. Abschließend zeigen wir, wie die bios-tec GmbH KMU Unternehmen bei der Einführung und Nutzung solcher KI Tools unterstützt.
| Ihre Herausforderung | Unsere KI-Lösungen mit bios-tec |
|---|---|
| Zu viel manuelle Arbeit im Tagesgeschäft | Prozessautomatisierung mit KI – z. B. Dokumenten- und Rechnungserkennung |
| Hoher Aufwand im Kundenservice | KI-gestützte Chatbots und smarte Helpdesk-Systeme |
| Fehlende Transparenz in Abläufen und Daten | Datenanalyse mit KI zur Entscheidungsunterstützung |
| Keine IT-Ressourcen für eigene KI-Projekte | Komplettbetreuung durch bios-tec – von Auswahl bis Betrieb |
| Unsicherheit bei Datenschutz und Technik | Datenschutzkonforme und verständlich implementierte Lösungen |
📌 Die 5 wichtigsten Fragen – einfach erklärt!
1️⃣ Welche Vorteile bringt der Einsatz von KI-Helfern im Mittelstand?
KI kann Prozesse automatisieren, Zeit sparen, Fehler reduzieren und fundierte Entscheidungen ermöglichen – ideal für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen.
2️⃣ Für welche Bereiche eignen sich KI-Helfer besonders gut?
Typische Einsatzbereiche sind Kundenservice (z. B. Chatbots), Buchhaltung (z. B. Belegerkennung), Vertrieb (z. B. Lead-Scoring) und IT-Support (z. B. automatisierte Analyse).
3️⃣ Ist der Einsatz von KI im Mittelstand teuer?
Nicht zwingend. Viele KI-Lösungen sind modular, skalierbar und bereits mit kleinem Budget einsetzbar – gerade in Kombination mit Cloud-Diensten und Förderprogrammen.
4️⃣ Muss ich programmieren können, um KI-Tools zu nutzen?
Nein. Die meisten KI-Helfer sind als No-Code- oder Low-Code-Lösungen verfügbar und lassen sich ohne tiefgehende IT-Kenntnisse in bestehende Prozesse integrieren.
5️⃣ Wie hilft bios-tec beim Einstieg in KI-Technologie?
bios-tec analysiert den Bedarf, empfiehlt passende Tools, übernimmt Einrichtung und Schulung – und begleitet den laufenden Betrieb mit Support und Beratung.
📞 Noch Fragen? Wir beraten dich gerne – unverbindlich & persönlich!
Herausforderungen und Chancen: Ein Wandel in der Unternehmenskultur
Die deutsche Unternehmenskultur ist historisch gesehen stark von Prozessen geprägt. Kreative Ansätze, die von etablierten Strukturen abweichen, wurden häufig eher sanktioniert als belohnt. Das Umdenken, das notwendig ist, um KI Tools sinnvoll einzusetzen, fällt daher nicht leicht. Doch gerade dieser Perspektivwechsel – die Frage, wie Prozesse anders gestaltet und KI Tools integriert werden können – entscheidet darüber, ob Unternehmen von der nächsten Wachstumswelle profitieren können.
Die gute Nachricht ist, dass sich immer mehr Unternehmen auf diesen Wandel einlassen. Ein kreativer Umgang mit KI Helfern ermöglicht es, neue Wege zu gehen und bestehende Herausforderungen innovativ zu lösen. Zwei konkrete Beispiele aus der Praxis zeigen, wie das gelingen kann.
FRAGHORST: Wissenstransfer durch einen KI Chatbot
Ein beeindruckendes Beispiel bietet eine Agentur aus München, die vor der Herausforderung stand, Wissen eines langjährigen Mitarbeiters im Vertrieb zu bewahren. Der Kollege Horst war bekannt dafür, dass er Vertriebsgespräche und Projekte nahezu ausschließlich aus dem Gedächtnis führte. Seine empathische Art und sein ausgezeichnetes Gedächtnis machten ihn zu einer unverzichtbaren Ressource. Doch als Horst in den Ruhestand ging, wurde klar: Sein Wissen war nirgendwo dokumentiert.
Die Lösung war ebenso innovativ wie effektiv: Das Unternehmen entschied sich, einen GPT-Chatbot mit dem Namen „FRAGHORST“ zu entwickeln. Der Clou: Dieser Chatbot sollte ausschließlich auf das E-Mail-Postfach von Horst zugreifen, das über 15 Jahre hinweg umfangreiche Daten zu Kunden, Projekten und Subdienstleistern enthielt. Mithilfe von Microsoft Copilot wurde der Chatbot erstellt und über das Intranet zugänglich gemacht. Nun können Mitarbeiter*innen jederzeit Fragen wie „Welcher Subdienstleister war vor vier Jahren an Projekt XY beteiligt?“ stellen und erhalten fundierte Antworten – basierend auf den E-Mails von Horst. Eine elegante Lösung, um Wissen zu konservieren und die Effizienz im Vertrieb zu sichern.
10 Jahre Kontoauszüge: Effizienzsteigerung in einer Anwaltskanzlei
Ein weiteres Beispiel zeigt, wie KI Tools zeitintensive Tätigkeiten in Rekordzeit erledigen können. Eine Anwaltskanzlei aus München stand vor der Aufgabe, im Rahmen einer Erbschaftsangelegenheit Kontoauszüge eines Mandanten der letzten zehn Jahre zu analysieren. Konkret ging es darum, Transaktionen mit einem negativen Vorzeichen und dem Namen eines bestimmten Familienmitglieds zu identifizieren.
Mit einer Kombination aus Texterkennungssoftware (Adobe Acrobat OCR) und Microsoft Copilot wurde der Prozess vollständig automatisiert. Zunächst wurden die Kontoauszüge gescannt und maschinell lesbar gemacht. Anschließend erstellte man ein Prompt, das die relevanten Daten extrahierte und in eine separate Tabelle kopierte. Der gesamte Prozess, der manuell Tage oder gar Wochen in Anspruch genommen hätte, war in weniger als drei Stunden abgeschlossen. Ein beeindruckendes Beispiel dafür, wie KI Tools Zeit und Ressourcen sparen können.
Fazit: Wie die bios-tec GmbH den Mittelstand unterstützt
Die beiden Beispiele zeigen eindrucksvoll, wie vielseitig KI Helfer in kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt werden können. Von der Bewahrung von Wissen bis hin zur Automatisierung komplexer Prozesse – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt. Doch die Einführung solcher Tools erfordert Expertise, sowohl bei der technischen Umsetzung als auch bei der Anpassung an die unternehmensspezifischen Anforderungen.
Die bios-tec GmbH hat es sich zur Aufgabe gemacht, KMU Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von KI Tools wie Chat GPT oder Microsoft Copilot zu unterstützen. Unser Ansatz umfasst dabei nicht nur die technische Implementierung, sondern auch Workshops und Beratungen, um den kreativen Einsatz dieser Tools in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Prozesse optimieren und neue Potenziale erschließen.
Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr Unternehmen von KI Helfern profitieren kann, laden wir Sie ein, direkt einen kostenlosen Beratungstermin über die Kontaktseite auf www.bios-tec.de zu buchen. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten – kreativ, effizient und innovativ.
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