ChatGPT-Alternative: KI mit Ihren Firmendaten, die in Deutschland bleiben.

Die Frage ist selten, ob Mitarbeitende KI nutzen. Sie tun es meist schon, oft mit privaten Konten und ohne Regeln. Die eigentliche Frage ist, ob Ihre Daten dabei geschützt sind. Wer Kundendaten, Angebote oder interne Zahlen in einen öffentlichen KI-Chat kopiert, gibt sie aus der Hand.

Im Alltag geschieht das selten aus Leichtsinn. Eine Kollegin soll bis zum Abend ein Angebot formulieren, ein Kollege will einen langen Mailverlauf schnell verstehen, bevor der Kunde anruft. Der öffentliche Chat ist nur einen Klick entfernt, und mit dem kopierten Text gehen der Kundenname, der Preis und die Vorgeschichte gleich mit. Wohin der Text danach geht und wer ihn zu sehen bekommt, kann niemand im Betrieb mehr nachvollziehen. Ein Verbot ändert daran wenig, solange es keinen eigenen Zugang gibt, der genauso bequem ist.

Eine ChatGPT-Alternative für Unternehmen bietet dieselbe Arbeitserleichterung, also Texte, Antworten, Auswertungen und Wissenssuche, aber in einem Rahmen, den das Unternehmen bestimmt. Bei bios UNIVERSE heißt das: Die KI läuft im bios-tec-Rechenzentrum in Deutschland, Ihr Datenbestand bleibt bei Ihnen, und wer was sehen darf, regeln die Rechte aus Ihrem Firmenverzeichnis.

Was unterscheidet eine ChatGPT-Alternative vom öffentlichen KI-Chat?

• Öffentlicher KI-Chat mit privaten Konten: Was eingegeben wird, verlässt das Unternehmen. Es gibt keine Rechte je Abteilung, und niemand hat den Überblick, welche Daten wohin gegangen sind.
• bios UNIVERSE: Zugang über Ihre Firmenkonten, Rechte aus Active Directory oder Entra ID. Die Daten bleiben in Deutschland und werden vor der Verarbeitung pseudonymisiert. Sie nutzen eigene Firmendaten und lernen eine eigene KI an.

Warum private Konten zum Datenleck werden, zeigt der Ratgeber Schatten-KI im Mittelstand.

Wie funktioniert bios UNIVERSE?

Der Weg einer Anfrage sieht so aus: Ein Mitarbeiter stellt eine Frage, zum Beispiel zu einem Vertrag oder einer Kundenanfrage. Bevor die KI sie verarbeitet, werden personenbezogene Angaben pseudonymisiert. Die KI arbeitet im bios-tec-Rechenzentrum in Deutschland und greift nur auf die Inhalte zu, die der Mitarbeiter nach seinen Rechten sehen darf. Die Antwort kommt zurück in sein Chatfenster.

Wichtig ist, was dabei nicht geschieht: Ihr Datenbestand wird nicht in das Rechenzentrum verlagert. Ihre Daten bleiben bei Ihnen, die KI arbeitet damit. Die Modelle werden täglich aktualisiert, und wenn Ihr Bedarf steigt, wachsen Kerne, Arbeitsspeicher und Speicherplatz automatisch mit. Einen Umzug auf neue Hardware müssen Sie dafür nicht planen.

Was bedeutet Pseudonymisierung?

Pseudonymisieren heißt, Namen und andere direkte Kennzeichen durch Platzhalter zu ersetzen. Aus einer Kundin mit Namen wird zum Beispiel „Person A“. Die KI kann mit dem Inhalt arbeiten, ohne zu wissen, wer gemeint ist. Die Zuordnung zwischen Platzhalter und echter Person liegt getrennt davon.

Pseudonymisierung ist nicht dasselbe wie Anonymisierung. Bei anonymisierten Daten lässt sich der Personenbezug gar nicht mehr herstellen. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO, das Risiko sinkt aber deutlich, weil die KI selbst keine Namen verarbeitet. Sie ist deshalb ein Baustein des Datenschutzes, kein Freibrief.

Was macht eine KI DSGVO-konform?

Nicht das Etikett, sondern die Architektur. Ein Siegel auf der Webseite sagt wenig darüber, wo die Daten verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann. Für eine DSGVO-konforme KI sollten Sie drei Dinge klären können: Wo laufen die Modelle, und wohin fließen die Eingaben? Wer ist Auftragsverarbeiter, und gibt es dafür einen Vertrag? Und wer im Unternehmen darf welche Inhalte über die KI sehen? Warum ein DSGVO-Siegel allein nicht reicht, zeigt der Ratgeber KI-Plattform und Datensouveränität.

Worauf sollten Unternehmen bei einer KI-Plattform achten?

Diese Fragen sollte jede Plattform beantworten können. So antwortet bios UNIVERSE:

Wohin gehen die Daten?

Sie bleiben in Deutschland, nicht in den USA oder China. Ihr Datenbestand bleibt bei Ihnen.

Wo läuft die KI?

Im bios-tec-Rechenzentrum in Deutschland, nicht in Ihren Räumen und nicht in einer fremden Cloud.

Wer darf was sehen?

Rechte aus Active Directory oder Entra ID, alternativ eine eigene Rechtestruktur.

Erkennt die KI Personen?

Daten werden vor der Verarbeitung pseudonymisiert.

Wie aktuell sind die Modelle?

Sie werden täglich aktualisiert, ohne dass Sie etwas tun müssen.

Was, wenn der Bedarf wächst?

Kerne, Arbeitsspeicher und Speicherplatz wachsen automatisch mit.

Wie werden Zugriffsrechte geregelt?

Eine KI, die alle Firmendaten kennt, darf nicht jedem alles zeigen. Deshalb übernimmt bios-tec die Rechtesteuerung aus Active Directory oder Entra ID. Die Schnittstelle dafür steht oft am selben Tag. Wer im Verzeichnis keinen Zugriff auf die Personalakten hat, bekommt sie auch über die KI nicht zu sehen. Gibt es kein passendes Verzeichnis, legen wir eine eigene Rechtestruktur an.

Wofür nutzen Teams eine ChatGPT-Alternative?

• Wissenssuche: Fragen an eigene Dokumente, Anleitungen und Abläufe, statt Ordner von Hand zu durchsuchen.
• Entwürfe: Antworten auf Kundenanfragen, Angebotstexte oder Protokolle als erster Wurf.
• Zusammenfassungen: lange Verträge, Berichte oder Mailverläufe auf das Wesentliche verdichten.
• Auswertungen: Zahlen und Listen ordnen, vergleichen und erklären lassen.

Damit Antworten belastbar bleiben, enthält bios UNIVERSE einen selbst entwickelten Halluzinationsschutz: Die KI soll nur verifizierte Fakten ausgeben. Prüfen sollte ein Mensch das Ergebnis trotzdem, bevor es das Haus verlässt. Wie das im Team gelingt, übt die KI-Schulung für Mitarbeiter.

Wann reicht ein öffentlicher KI-Chat?

Für einen unkritischen Text ohne Firmenbezug reicht ein öffentlicher Chat. Eine Glückwunschkarte oder eine allgemeine Erklärung braucht keinen eigenen Zugang. Sobald Kundendaten, Geschäftszahlen oder internes Wissen im Spiel sind, also überall dort, wo KI wirklich Zeit spart, braucht es einen Zugang, der die Daten im Unternehmen hält.

Welche Fehler sind bei der Einführung typisch?

• Verbieten statt anbieten: Ein KI-Verbot führt nicht zu weniger Nutzung, sondern nur zu weniger Überblick.
• Alle Rechte für alle: Ohne Rechte je Abteilung zeigt die KI Inhalte, die nicht jeder sehen soll.
• Keine Regeln: Ohne Absprachen, wofür die KI genutzt wird, bleibt der Nutzen dem Zufall überlassen.
• Ohne Schulung starten: Wer nicht weiß, wie man gute Fragen stellt und Antworten prüft, ist schnell enttäuscht.

Wie gelingt der Einstieg?

Am Anfang steht eine Demo mit einem Beispiel aus Ihrem Alltag. Daran sehen Sie, wie die KI mit Ihren Inhalten arbeitet, bevor Sie sich festlegen. Bewährt hat sich, mit einem klar umrissenen ersten Anwendungsfall zu starten, etwa der Suche in Anleitungen oder den Antworten auf häufige Kundenfragen. So bleibt der Aufwand überschaubar, und der Nutzen zeigt sich, bevor weitere Abteilungen dazukommen.

Parallel werden die Rechte angebunden. Klären Sie vorab, welche Abteilungen welche Inhalte nutzen sollen und wer im Unternehmen Ansprechpartner für Fragen zur KI ist. Je klarer diese Punkte sind, desto schneller arbeitet Ihr Team produktiv mit dem neuen Zugang.

Vom KI-Chat zum KI-Agenten

Der sichere KI-Chat ist der Einstieg. Soll die KI danach ganze Aufgaben übernehmen, etwa in der Poststelle, bei der Rechnungsprüfung oder im ersten Support-Kontakt, sind KI-Agenten der nächste Schritt. Sie sind im bios UNIVERSE enthalten.