KI-Plattform-Vergleich 2026: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT Enterprise und bios UNIVERSE für den Mittelstand

Microsoft 365 Copilot Business kostet als Add-on 15,60 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, als Aktionspreis bis 31. Dezember 2026, regulär 18,20 €. ChatGPT Business kostet 20 US-Dollar je Nutzer und Monat bei Jahresabrechnung, ChatGPT Enterprise hat keinen Listenpreis. bios UNIVERSE, die KI-Plattform von bios-tec, kostet 399 € netto pro Monat je Anbindung bei jährlicher Laufzeit, Stand Oktober 2026, unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden. Die Lizenz ist aber nur ein Teil der Rechnung. Laut Bitkom nennen 51 % der KI-Anwender Infrastruktur und 50 % die Datenaufbereitung als große Kostenpunkte, Abos und Lizenzen dagegen nur 21 %.

Dieser Beitrag vergleicht die drei Plattformen nach den Fragen, die Geschäftsführung, IT-Leitung und Datenschutzbeauftragte in Unternehmen mit etwa 20 bis 250 Arbeitsplätzen tatsächlich stellen: Welche Daten fließen wohin, was kostet der Betrieb über das erste Jahr, und wie prüft man das im Pilot? Wir legen offen, dass bios-tec bios UNIVERSE selbst betreibt und gleichzeitig herstellerneutral zu Microsoft Copilot, offenen Modellen und bios UNIVERSE berät. Es gibt deshalb keinen Testsieger, sondern Prüfkriterien, die Sie auf Ihren Fall anwenden können. Beträge für bios-tec-IT-Leistungen sind gerundete Erfahrungswerte, kein Angebot; alles netto, Stand Oktober 2026, Änderungen vorbehalten.

Welche KI-Plattformen gibt es für den Mittelstand?

KI-Plattform: Eine Software-Umgebung, über die Mitarbeitende Sprachmodelle nutzen, die Zugriffe auf Unternehmensdaten gesteuert werden und die Administration Nutzer, Rechte und Protokolle verwaltet. Der Begriff umfasst damit mehr als ein Chatfenster: Er schließt Identitätsverwaltung, Datenanbindung, Berechtigungen und Betrieb ein.

Microsoft 365 Copilot: Ein kostenpflichtiges Add-on zu Microsoft 365, das Sprachmodelle mit Inhalten aus Microsoft Graph verbindet, etwa E-Mails, Dokumenten, Kalender und Chats, und in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams arbeitet. Microsoft benennt das Produkt seit 2026 schrittweise in „Microsoft Copilot” um; an Sicherheit, Compliance und Datenschutz ändert sich dadurch laut Microsoft nichts. Die kostenfreie Variante Copilot Chat ist für Nutzer mit berechtigendem Microsoft-365-Abonnement ohne zusätzliche Kosten enthalten.

ChatGPT Business und ChatGPT Enterprise: Die Unternehmensausgaben von ChatGPT. Business ist ein Selbstbedienungs-Tarif ab zwei Nutzern mit bis zu 200 bezahlten Plätzen je Arbeitsbereich. Enterprise wird nur über den Vertrieb verkauft, bietet zusätzlich SCIM-Nutzerverwaltung, Datenresidenz in zehn Regionen und eine Compliance-Schnittstelle. Die Consumer-Tarife Free, Go, Plus und Pro sind für Einzelpersonen gedacht und gehören nicht in einen Unternehmensvergleich.

On-Premise-KI: Sprachmodelle und Wissensdatenbank laufen auf Servern im Kontrollbereich des Unternehmens, entweder im eigenen Serverraum oder auf dedizierten Systemen eines Dienstleisters im Inland. bios UNIVERSE ist die Plattform von bios-tec für diesen Ansatz: KI-Assistenten mit Zugriff auf Firmenwissen, Anbindung an Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Ticketsystem mit Berechtigungen je Abteilung, Betrieb auf eigenen Servern des Kunden oder in Rechenzentren in Deutschland. bios-tec betreibt dafür die bios-tec Cloud im bios-tec Rechenzentrum in Deutschland; eine US-Cloud ist nicht erforderlich.

Für Unternehmen zählt nur die Edition, die ein Auftragsverarbeitungsvertrag abdeckt. Die Tabelle ordnet die Produkte nach Edition und Preisstand.

Was ist besser: Copilot oder ChatGPT?

Die ehrliche Antwort auf die Frage „Copilot oder ChatGPT” hängt von vier Kriterien ab: Wo liegen die Daten, mit denen die KI arbeiten soll? Wer verwaltet Nutzer und Rechte? Wo wird verarbeitet? Und was kostet der Betrieb insgesamt? Die Matrix fasst den Stand der Herstellerunterlagen zusammen. Leere Felder sind bewusst leer: Dort gibt es keine belastbare öffentliche Angabe.

Zwei Punkte aus der Matrix verdienen eine Erklärung. Erstens sind Copilot und ChatGPT Enterprise beim Thema Training gleichauf: Beide Hersteller erklären, Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training zu nutzen. Das Argument „die KI lernt mit unseren Daten” gilt für die Unternehmenseditionen nicht mehr, wohl aber für Consumer-Konten, bei denen Inhalte zum Training genutzt werden können, sofern der Nutzer nicht widerspricht.

Zweitens unterscheiden sich die Plattformen beim Ort der Verarbeitung deutlich. Microsoft routet Copilot-Aufrufe an das Sprachmodell in die nächstgelegenen Rechenzentren der Region und hält für EU-Nutzer die EU-Datengrenze ein, nimmt aber Modelle von Anthropic davon aus. OpenAI bietet Datenresidenz zunächst nur für ruhende Daten; regionale Inferenz in Europa gibt es seit Januar 2026 für berechtigte Enterprise-Kunden. Eine On-Premise-Plattform verarbeitet im Kontrollbereich des Kunden. Welche dieser drei Stufen Sie brauchen, hängt von Ihren Daten ab, nicht vom Produkt.

Ist ChatGPT DSGVO-konform?

DSGVO-Konformität einer KI-Plattform: Der Zustand, in dem für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage, ein Vertrag mit dem Anbieter nach Art. 28 DSGVO, eine Risikobewertung und ein zulässiger Übermittlungsweg vorliegen. Kein Hersteller kann das zusichern, weil er die Daten und Zwecke des Kunden nicht kennt. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden hat dazu am 6. Mai 2024 eine Orientierungshilfe veröffentlicht, die Prüfschritte für den Einsatz von KI-Anwendungen zusammenstellt.

Die wichtigste Unterscheidung liegt zwischen den Editionen. Bei Free, Go, Plus und Pro können Inhalte zum Training genutzt werden, sofern kein Widerspruch eingelegt wird; es gibt keinen Unternehmensvertrag. Bei Business und Enterprise erklärt OpenAI, Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training zu nutzen, Daten mit AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.2 oder höher bei der Übertragung zu verschlüsseln und einen Data Processing Addendum abzuschließen. Beide Editionen haben eine SOC-2-Type-2-Prüfung durchlaufen. Trotzdem unterscheiden sie sich in drei Punkten, die für die Prüfung zählen:

1. Zugriff durch den Anbieter: Bei Business können autorisierte OpenAI-Mitarbeitende und spezialisierte externe Dienstleister Unterhaltungen zur Prüfung auf Missbrauch einsehen; bei Enterprise greifen OpenAI-Mitarbeitende nur zur Störungsbehebung, auf ausdrückliche Erlaubnis oder bei gesetzlicher Pflicht zu.
2. Aufbewahrung: Enterprise-Administratoren steuern die Aufbewahrungsdauer; gelöschte Unterhaltungen werden innerhalb von 30 Tagen entfernt, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Bei Business können Administratoren Unterhaltungen einsehen, exportieren und löschen.
3. Datenresidenz: Nur Enterprise bietet die Speicherung ruhender Daten in Europa, und zwar nur für neu angelegte Arbeitsbereiche. Business hat keine Datenresidenz-Option.

Die Datenflussmatrix zeigt, welche Daten bei den drei Plattformen wohin fließen. Sie ist die Grundlage für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und für die Frage, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist, also ob die Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen mit sich bringt.

Datenresidenz bedeutet, dass ruhende Daten in einer bestimmten Region gespeichert werden; Microsoft trennt davon ausdrücklich die „Daten in Verarbeitung”, also den Ort, an dem Rechenvorgänge stattfinden. Eine Zusage zur Speicherung in Europa sagt deshalb noch nichts darüber, wo das Modell die Eingabe verarbeitet. Beide US-Anbieter haben hier nachgebessert: Microsoft mit der EU-Datengrenze, OpenAI mit regionaler Inferenz für berechtigte Kunden. Prüfen Sie den aktuellen Stand im Vertrag, nicht im Blogbeitrag.

Für die Übermittlung in ein Drittland gilt Art. 44 DSGVO: Sie ist nur zulässig, wenn Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter die Bedingungen des Kapitels V einhalten. Ob ein Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder beides tragen, ist eine Rechtsfrage, die ein Datenschutzbeauftragter oder Anwalt beantworten sollte. bios-tec argumentiert auf seiner Produktseite zusätzlich mit dem US CLOUD Act, der nach dieser Darstellung auch Anbieter mit EU-Servern betrifft. Wir nennen das als Standpunkt des Anbieters, nicht als Rechtsgutachten.

Ist Copilot DSGVO-konform?

Microsoft hat Copilot in das bestehende Vertragswerk für Microsoft 365 eingebettet. Das ist für die Prüfung ein Vorteil, denn Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutznachtrag und Zertifizierungen sind dieselben wie für Exchange oder SharePoint. Microsoft nennt für Copilot unter anderem DSGVO, ISO 27001 und ISO 42001 für KI-Managementsysteme. Copilot wurde am 1. März 2024 als abgedeckte Arbeitslast in die Datenresidenz-Verpflichtungen der Produktbedingungen aufgenommen; für EU-Kunden ist Copilot ein Dienst innerhalb der EU-Datengrenze.

Der Haken liegt im Berechtigungsmodell. Copilot zeigt nur Daten, für die der einzelne Nutzer mindestens Anzeigeberechtigungen hat, und verlässt sich dabei auf die Rechte in SharePoint, OneDrive und Teams. In vielen Unternehmen sind diese Rechte über Jahre gewachsen: Ordner für „alle”, Freigabelinks ohne Ablauf, Gastkonten aus abgeschlossenen Projekten. Mit Copilot genügt die Frage „Welche Gehaltslisten liegen auf SharePoint?”. Microsoft empfiehlt deshalb ausdrücklich, vor der Einführung übermäßige Freigaben zu korrigieren und Leitplanken über die erweiterte SharePoint-Verwaltung und Purview einzurichten.

Drei weitere Punkte gehören in die Prüfung:

• Modellwahl: Administratoren entscheiden, ob Drittanbieter-Modelle von Anthropic oder OpenAI in Copilot genutzt werden; für diese gelten zusätzliche Bedingungen, und Anthropic-Modelle sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Wer die EU-Datengrenze als Prüfkriterium ansetzt, muss diese Modelle abschalten oder die Ausnahme dokumentieren.
• Agents und Connectors: Daten aus Graph-Connectors und Agents fließen in Copilot-Antworten ein; Administratoren legen im Admin Center fest, welche Agents zulässig sind, und sollten deren Datenschutzbestimmungen prüfen.
• Websuche: Ist sie erlaubt, sendet Copilot generierte Suchanfragen an Bing. Die Funktion ist je Richtlinie konfigurierbar.

Für beide Cloud-Plattformen gilt derselbe Prüfpfad. Wir fassen ihn als Checkliste zusammen, die Sie vor dem Pilot abarbeiten:

1. Zweck und Datenkategorien je Anwendungsfall festlegen; besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO gesondert bewerten.
2. Edition prüfen: Consumer-Konten ausschließen, Unternehmensedition mit Vertrag wählen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abschließen, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie Datenkategorien festlegt.
4. Drittlandübermittlung nach Kapitel V DSGVO bewerten und dokumentieren.
5. Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchführen, wenn ein hohes Risiko wahrscheinlich ist.
6. Berechtigungen bereinigen, Aufbewahrung festlegen, Protokollierung aktivieren.
7. Mitarbeitende schulen und eine Nutzungsrichtlinie veröffentlichen; Betriebsrat einbeziehen, wo Leistungs- oder Verhaltenskontrolle möglich ist.

Die Liste erklärt auch, warum Datenschutz in der Bitkom-Befragung für KI-Anwender die häufigste Hürde ist: 66 % nennen Datenschutzanforderungen, 56 % rechtliche Unsicherheit und 45 % die Sorge vor dem Abfluss von Unternehmensdaten. Diese Hürden verschwinden nicht durch die Wahl einer Plattform, aber sie werden mit einer vollständigen Datenflussmatrix handhabbar.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Copilot ist kein eigenständiges Produkt, sondern ein Add-on. Wer es kauft, braucht zusätzlich einen berechtigenden Microsoft-365-Plan; für die Business-Variante nennt Microsoft Business Standard und Business Premium, jeweils mit oder ohne Teams. Der Aktionspreis gilt laut Fußnote vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur für das erste Jahr und nur für Bestandskunden mit berechtigendem Business-Tarif. Für die Budgetplanung ab dem zweiten Jahr sollten Sie deshalb mit dem regulären Preis rechnen.

Alle Microsoft-Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Die Spalte rechts ist eine einfache Hochrechnung über zwölf Monate. Copilot Chat ist kostenlos, enthält aber nicht die lizenzierten Copilot-Funktionen; dafür ist eine Copilot-Lizenz nötig.

Was kostet ChatGPT Enterprise?

Für den Mittelstand ist die Grenze von 200 Plätzen der entscheidende Punkt. OpenAI begrenzt ChatGPT Business seit dem 24. August 2026 auf höchstens 200 bezahlte Standard- und Premium-Plätze je Abonnement und verweist größere Organisationen auf Enterprise. Ein Arbeitsbereich braucht mindestens zwei bezahlte Plätze. Die Premium-Plätze kosten 100 US-Dollar jährlich bzw. 125 US-Dollar monatlich abgerechnet.

Schätzwerte Dritter für Enterprise-Preise übernehmen wir nicht, weil OpenAI sie nicht bestätigt. Seriös kalkulieren Sie Enterprise nur mit einem schriftlichen Angebot, das drei Punkte ausweist: Preis je Platz, Mindestlaufzeit und Mindestzahl der Plätze. Fragen Sie außerdem, ob Datenresidenz in Europa und regionale Inferenz Teil des Angebots sind, denn beide sind an die Einrichtung eines neuen Arbeitsbereichs bzw. an eine Berechtigung gebunden.

Die Preise gelten in US-Dollar und können je Land und Währung abweichen; kalkulieren Sie mit dem Betrag aus Angebot oder Rechnung.

Welche Kosten entstehen neben der Lizenz?

Gesamtkosten (Total Cost of Ownership, TCO): Die Summe aller Kosten einer Lösung über einen festgelegten Zeitraum, also Lizenzen, Einführung, Integration, Betrieb und interner Aufwand. Für KI-Plattformen bietet sich ein Zeitraum von zwölf Monaten an.

Die TCO-Tabelle zeigt die Kostenarten je Plattform.

bios UNIVERSE wird je Anbindung abgerechnet, nicht je Nutzer: 399 € netto pro Monat je Anbindung bei jährlicher Laufzeit, Stand Oktober 2026, inklusive unbegrenzt Mitarbeitende, Daten und Automatisierungen; Microsoft-365-Anbindungen sind kostenfrei integriert. Zwei angebundene Systeme kosten damit 798 € netto im Monat. Individuelle, vollautomatische Schnittstellen-Projekte bietet bios-tec auf Anfrage an. Vorbereitende IT-Leistungen wie Dokumentation und Server-Betreuung bietet bios-tec in drei Betreuungsstufen an, plattformunabhängig und ohne KI-Lizenz oder KI-Hosting; die Spannen sind gerundete Erfahrungswerte, kein Angebot.

Rechenbeispiel: Copilot Business für 25 Nutzer im ersten Jahr

Ein Unternehmen mit 25 Arbeitsplätzen und zwei Servern nutzt Microsoft 365 Business Standard und will Copilot Business einführen. Vorher sollen die IT dokumentiert und die Freigaben bereinigt werden. Die Microsoft-Preise sind Herstellerpreise, die bios-tec-Positionen gerundete Erfahrungswerte.

Die Lizenz macht hier gut ein Drittel bis rund 70 Prozent der Summe aus. Ab dem zweiten Jahr fällt die Dokumentation weg, dafür steigt der Copilot-Preis auf den Regelpreis von 18,20 €: 25 × 18,20 € × 12 ergibt 5.460 €, zuzüglich rund 600 bis 1.800 € Pflege sind das rund 6.100 bis 7.300 €. Die Basislizenz Business Standard ist nicht eingerechnet, weil das Unternehmen sie bereits nutzt; die Dokumentationspflege setzt eine laufende Betreuung durch bios-tec voraus. Die zehn Stunden sind eine Annahme; der Aufwand hängt davon ab, wie viele Freigaben über die Jahre gewachsen sind. Ein konkretes Angebot erstellt bios-tec nach einem kurzen Erstgespräch.

Was nicht enthalten ist

• Microsoft-365-Basislizenzen und deren Preiserhöhungen; sie sind Voraussetzung für Copilot.
• Lizenzen für ChatGPT Enterprise und bios UNIVERSE; Enterprise gibt es nur auf Angebot, bios UNIVERSE kostet 399 € netto je Anbindung und Monat bei jährlicher Laufzeit, Stand Oktober 2026; das Beispiel betrachtet nur Copilot.
• Agents mit nutzungsabhängiger Abrechnung in Copilot Chat; Microsoft nennt dafür keine Beträge auf der Preisseite.
• Interner Aufwand für Pilotgruppe, Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat.
• Datenschutz-Folgenabschätzung und Rechtsberatung, falls erforderlich.
• Umsatzsteuer: Alle Beträge sind Nettobeträge.

Wann passt lokaler Betrieb, wann Cloud?

Lokale Verarbeitung: Auch das Sprachmodell rechnet im eigenen Kontrollbereich, nicht nur die Speicherung liegt dort; Datenresidenz allein leistet das nicht. Für die Entscheidung helfen fünf Fragen:

1. Welche Daten verarbeitet die KI? Gesundheitsdaten, Personalakten oder Berufsgeheimnisse verlangen eine strengere Prüfung als Marketingtexte.
2. Wo liegen die Daten heute? Liegen Dokumente und E-Mails in Microsoft 365, nutzt Copilot sie ohne zusätzliche Anbindung. Liegen sie in Warenwirtschaft oder Branchensoftware, ist die Integration der größere Aufwand.
3. Wer betreibt die Plattform? Cloud-Dienste verlagern den Betrieb zum Hersteller. Eine eigene Plattform braucht Server, Überwachung und Updates, intern oder über einen Dienstleister.
4. Wie viele Nutzer arbeiten damit? Über 200 Plätzen ist ChatGPT Business keine Option mehr.
5. Welche Restrisiken akzeptiert die Geschäftsführung? Drittlandbezug, Anbieterabhängigkeit und Ausnahmen wie die Anthropic-Modelle in Copilot sollten schriftlich bewertet sein.

Auch eine Kombination ist möglich, etwa Copilot für Büroarbeit und eine eigene Plattform für Abteilungen mit sensiblen Daten. Dann legt eine Nutzungsrichtlinie fest, welche Daten in welches Werkzeug dürfen.

Wie testen Sie KI-Plattformen im Pilot?

Pilot: Ein zeitlich begrenzter Testbetrieb mit echten Aufgaben und echten, aber freigegebenen Daten, an dessen Ende eine dokumentierte Entscheidung steht.

Der Berechtigungstest ist der wichtigste Punkt, weil er die größte Schwachstelle aller drei Ansätze prüft. Legen Sie die Abnahmekriterien vor dem Start schriftlich fest, sonst bewertet am Ende das Bauchgefühl. Wie ein vollständiger Einführungsplan aussieht, beschreibt der Beitrag KI im Mittelstand einführen: 90-Tage-Plan.

Welche KI-Plattform passt zu Ihrem Unternehmen?

Wir betreiben bios UNIVERSE selbst und beraten trotzdem zu allen drei Wegen. Wenn Sie Ihre Auswahl oder einen Pilot besprechen möchten, beginnt das mit einem kostenlosen Erstgespräch: Kontakt aufnehmen. Mehr zur Plattform finden Sie unter bios UNIVERSE, KI-Agenten On-Premise, ChatGPT-Alternative mit DSGVO-Fokus und KI-Beratung.

bios-tec auf einen Blick

Autor: Matthias Becker, Geschäftsführer der bios-tec GmbH.

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