IT-Support-Kosten 2026: Was IT-Betreuung für 10, 20 und 50 Mitarbeiter kostet

Laufende IT-Betreuung kostet nach Erfahrungswerten von bios-tec je Arbeitsplatz und Monat rund 5 bis 40 € netto, je nach Betreuungsstufe von Basis bis Rundum und ohne Support-Stunden. Marktüblich sind rund 19 € bis 90 € je Arbeitsplatz und Monat, abhängig davon, wie viel Helpdesk-Zeit enthalten ist. Für 20 Arbeitsplätze ergibt das nach bios-tec-Erfahrungswerten rund 100 bis 800 € im Monat, einmalig kommt die Einrichtung mit rund 25 bis 300 € je Gerät hinzu. Server, Datensicherung, Lizenzen und Arbeiten außerhalb der Pauschale werden separat berechnet.

Dieser Beitrag zeigt, welche Kostenbausteine ein Angebot für IT-Betreuung enthält, welche drei Betreuungsstufen es gibt, wie sich die Summe für 10, 20 und 50 Mitarbeiter zusammensetzt und wo die Grenzen einer Monatspauschale liegen. Alle Spannen verstehen sich netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer. Angaben zu bios-tec sind gerundete Erfahrungswerte aus Kundenprojekten, Stand Oktober 2026, und kein Angebot. Marktübliche Spannen sind ausdrücklich als solche gekennzeichnet. Die Frage, ob ein Managed Service oder eine eigene IT-Abteilung günstiger ist, behandelt ein eigener Beitrag.

Was umfasst IT-Support im Unternehmen?

IT-Support: Die Erfassung, Einordnung und Lösung technischer Probleme von Nutzerinnen und Nutzern, meist über einen Helpdesk als erste Anlaufstelle.

First-, Second- und Third-Level-Support: Ein dreistufiges Modell, in dem Standardanfragen zuerst im First Level landen und komplexere Fälle an Stufen mit tieferem Fachwissen weitergegeben werden.

Managed Service: Ein Betriebsmodell, bei dem ein Dienstleister definierte Aufgaben wie Monitoring, Updates und Inventarisierung dauerhaft gegen eine feste Monatspauschale übernimmt, statt nur auf Störungen zu reagieren.

Betreuungsstufe: Der Leistungsumfang je betreutem Arbeitsplatz, Server oder gesichertem System. bios-tec unterscheidet drei Stufen: Basis, Standard und Rundum. Je höher die Stufe, desto enger das Monitoring, desto mehr laufende Pflege und desto kürzer die Reaktionszeit.

In der Praxis besteht IT-Support aus zwei Teilen, die in Angeboten oft vermischt werden. Der reaktive Teil ist die Hilfe im Störungsfall: Ein Drucker fällt aus, Outlook startet nicht, ein Passwort ist gesperrt. Der vorbeugende Teil ist die laufende Betreuung: Updates, Überwachung, Inventarisierung, Berichte. Eine Monatspauschale deckt vor allem den zweiten Teil planbar ab. Wie viel vom ersten Teil enthalten ist, entscheidet die Leistungsbeschreibung, nicht der Name der Stufe.

Für die Kostenfrage lohnt sich außerdem die Unterscheidung nach Objekten. Ein Arbeitsplatz ist ein PC oder Notebook mit Nutzerkonto. Ein Server ist ein eigenes Betreuungsobjekt mit eigenem Monitoring und eigener Pauschale. Datensicherung wird je gesichertem System berechnet, Peripherie wie Drucker oder Switches je Gerät. Wer IT-Support-Kosten vergleichen will, braucht deshalb zuerst eine Zählung dieser Objekte.

Welche drei Betreuungsstufen gibt es und was bekommen Sie jeweils?

Die drei Stufen gelten für Arbeitsplätze, Server und Datensicherung gleichermaßen. Die Tabelle beschreibt sie so, dass eine Geschäftsführung ohne IT-Hintergrund entscheiden kann, welche Stufe zum Betrieb passt.

Über alle drei Stufen liegt die Arbeitsplatz-Betreuung nach Erfahrungswerten von bios-tec bei rund 5 bis 40 € je Arbeitsplatz und Monat, ohne Support-Stunden; Basis bildet das untere, Rundum das obere Ende der Spanne. Die Stufen unterscheiden sich nicht darin, ob überwacht wird, sondern wie eng, wer auf Meldungen reagiert und wie schnell. Wer sich zwischen zwei Stufen nicht entscheiden kann, sollte sich fragen, wer im Betrieb eine Meldung per E-Mail am Freitagnachmittag liest und bewertet. Gibt es diese Person nicht, ist Standard die realistische Einstiegsstufe.

Was kostet IT-Support für 10, 20 und 50 Mitarbeiter?

Die Tabelle rechnet die Spannen für drei Unternehmensgrößen durch und stellt sie den marktüblichen Spannen gegenüber. Annahme: Jeder Mitarbeiter hat genau einen betreuten Arbeitsplatz. Server, Backup, Peripherie und Lizenzen sind bewusst nicht enthalten und folgen im übernächsten Abschnitt.

Alle Werte netto und gerundet. Auf das Jahr gerechnet liegt ein Unternehmen mit 10 Arbeitsplätzen bei rund 600 bis 4.800 € laufenden Kosten für die Arbeitsplatz-Betreuung, ein Unternehmen mit 50 Arbeitsplätzen bei rund 3.000 bis 24.000 €. Die Marktspanne liegt höher, weil Angebote am oberen Ende Helpdesk-Zeit einschließen, während die bios-tec-Spanne den laufenden Betrieb ohne Support-Stunden abbildet.

Die Spanne zwischen Basis und Rundum ist kein Zufall, sondern bildet den Grad der Entlastung ab. Basis überwacht, pflegt und meldet per E-Mail; die Bewertung der Meldung bleibt im Betrieb. Standard nimmt die Meldungen ins Ticketsystem, bereinigt regelmäßig und prüft die Sicherheit enger. Rundum enthält zusätzlich monatliche Pflege, die kürzesten Reaktionszeiten und ein regelmäßiges Strategiegespräch. Welche Stufe passt, hängt weniger von der Mitarbeiterzahl ab als davon, wie viel Verantwortung für Betrieb und Sicherheit intern verbleiben soll.

Drei Hinweise zur Lesart der Tabelle:

• Die Zählung läuft nach Arbeitsplätzen, nicht nach Köpfen. Teilzeitkräfte mit geteiltem PC oder Mitarbeitende ohne eigenen Rechner verändern die Summe.
• Die Pauschale deckt die laufende Betreuung ab. Projekte wie ein Serverumzug oder eine Microsoft-365-Migration werden gesondert angeboten.
• Die Einrichtung fällt einmalig je Arbeitsplatz an. Wächst das Unternehmen, kommt für jeden neuen Arbeitsplatz erneut die Einrichtung hinzu.

Welche Leistungen sind in der Arbeitsplatz-Pauschale enthalten?

Die Leistungsgrenzen entscheiden über den tatsächlichen Preis. Zwei Angebote mit gleicher Monatspauschale können sich erheblich unterscheiden, wenn eines Sicherheitsupdates einschließt und das andere sie nach Aufwand berechnet. Die folgende Übersicht zeigt die Leistungen der drei Stufen je Arbeitsplatz im Vergleich.

Zwei Punkte verdienen bei der Budgetplanung besondere Aufmerksamkeit. Erstens: In der Stufe Basis landen Meldungen per E-Mail im Betrieb. Wer Basis wählt, braucht eine Person, die diese Meldungen liest und bei Bedarf einen Auftrag auslöst. Für Unternehmen ohne eigene IT-Kraft ist deshalb meist Standard die realistische Einstiegsstufe. Zweitens: Die Betreuung erfasst vorhandene Lizenzen im Inventar, enthält die Lizenzen selbst aber nicht. Microsoft 365, Betriebssysteme oder Branchensoftware werden immer zusätzlich berechnet.

Neben dem Arbeitsplatz gibt es weitere Einheiten, die in einem vollständigen Angebot auftauchen können. Die Spannen sind Erfahrungswerte von bios-tec, netto und gerundet:

• Erweiterter Endpunktschutz bis hin zu EDR (Endpoint Detection and Response), also Angriffserkennung über den Virenschutz hinaus: zusätzlich rund 5 bis 35 € je Arbeitsplatz und Monat.
• Mobile Geräte wie Firmenhandys oder Tablets: rund 5 bis 35 € je Gerät und Monat, je nach Stufe.
• Pflege der IT-Dokumentation: rund 50 bis 150 € je Monat.
• E-Mail-Archivierung: rund 20 bis 150 € je Monat, je nach Benutzerzahl.
• Peripherie-Geräte wie Drucker, Switch oder NAS: je Gerät und Monat, Betrag laut Angebot.

Diese Posten sind keine Pflicht. Sie zeigen aber, warum ein Angebot für 20 Mitarbeiter selten exakt bei der Arbeitsplatz-Pauschale endet. Wer zusätzlich zehn Drucker und Switches, erweiterten Endpunktschutz auf allen Arbeitsplätzen und eine Handvoll Firmenhandys betreuen lässt, verschiebt die Monatssumme spürbar nach oben.

Was kosten Server, Backup und Einrichtung zusätzlich?

Server und Datensicherung sind eigene Betreuungsobjekte mit eigenen Pauschalen. Sie fehlen in vielen Preisvergleichen, obwohl sie bei kleinen Unternehmen einen großen Teil der Monatssumme ausmachen können. Die Tabelle fasst die Erfahrungswerte zusammen.

Alle Werte netto und gerundet. Bei Servern bedeutet Basis tägliches Monitoring mit Meldung per E-Mail, Standard ein Ticketsystem mit Reaktionszeit innerhalb 4 Stunden bei kritischen Problemen und Rundum die Reaktionszeit innerhalb 2 Stunden, monatliche Pflege und ein regelmäßiges IT-Strategiegespräch. Bei der Datensicherung umfasst Rundum eine monatliche Testrücksicherung, die Prüfung des Notfallplans und eine Notfallübung. Die Reaktionszeiten beschreiben den Beginn der Bearbeitung, nicht die Lösung.

Rechenbeispiel für 20 Mitarbeiter. Annahmen: 20 Arbeitsplätze, zwei Server, zwei gesicherte Systeme. Gerechnet wird mit den Erfahrungswert-Spannen von Basis bis Rundum, alle Werte netto und gerundet.

Im ersten Jahr summiert sich das auf rund 2.800 bis 26.000 € inklusive Einrichtung, ab dem zweiten Jahr bleiben rund 2.400 bis 20.000 € jährlich. Das untere Ende entspricht der Stufe Basis für alle Objekte, das obere Ende der Stufe Rundum. Wer Arbeitsplätze in Standard und Server in Rundum betreuen lässt, landet in der Mitte der Spanne.

Nicht in der Summe enthalten sind Lizenzen, Hardware, Projektarbeiten und Supportzeit außerhalb der Pauschale. Das Rechenbeispiel ist eine Modellrechnung aus gerundeten Erfahrungswerten und kein Angebot. Ein konkretes Angebot erstellt bios-tec nach einem kurzen Erstgespräch, in dem die Umgebung gezählt wird.

Zwei Faustregeln helfen bei der Einordnung von einmaligen gegenüber laufenden Kosten. Erstens: Die Einrichtung entspricht je nach Stufe grob dem Betrag von einigen Monatspauschalen je Arbeitsplatz. Sie fällt stärker ins Gewicht, je kürzer die geplante Vertragsdauer ist. Zweitens: Server und Backup sind Fixkosten, die nicht mit der Mitarbeiterzahl wachsen. Für ein Unternehmen mit 10 Arbeitsplätzen machen sie anteilig mehr aus als für eines mit 50.

Wie unterscheiden sich Reaktionszeit und Lösungszeit?

Reaktionszeit: Die Zeit von der Ticket-Eröffnung bis zum Beginn der Bearbeitung durch einen qualifizierten Mitarbeiter. Diese Zeit lässt sich vertraglich festlegen.

Lösungszeit: Die Zeit von der Ticket-Eröffnung bis zur Behebung des Problems. Sie hängt von vielen Faktoren ab und kann in der Regel nur als Zielwert vereinbart werden.

Wiederherstellungszeit: Die Zeit, bis ein Dienst wieder auf dem vereinbarten Niveau läuft, gegebenenfalls über eine Zwischenlösung, noch bevor die Ursache dauerhaft beseitigt ist.

Die Verwechslung dieser Begriffe führt häufig zu Streit über IT-Support-Kosten. Ein Angebot mit „Reaktion innerhalb von 4 Stunden“ sagt nichts darüber, wann der Server wieder läuft. Eine feste Lösungszeit ist selten seriös, weil der Dienstleister Hardware-Lieferzeiten und Hersteller-Support nicht beeinflusst. Ein brauchbares Service Level Agreement (SLA) legt deshalb Prioritäten fest, zum Beispiel kritisch, hoch, mittel und niedrig, und ordnet jeder Priorität eine Reaktionszeit innerhalb definierter Servicezeiten zu.

Für die Kostenfrage wichtig: Kürzere Zeiten kosten mehr, weil sie Bereitschaft binden. Das zeigt sich auch in den Betreuungsstufen für Server. Sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern in der Dichte des Monitorings und in der Reaktionszeit bei kritischen Störungen:

Die Dichte des Monitorings beschreibt, wie oft der Zustand des Servers geprüft wird. Sie ist keine Reaktionszeit und kein Service Level. Die Reaktionszeit gilt als Bemühenspflicht für den Beginn der Bearbeitung, nicht als Zusage einer Lösung oder Wiederherstellung. Für Arbeitsplätze wird die Reaktionszeit je Stufe vertraglich festgelegt.

Wer Angebote vergleicht, sollte drei Fragen stellen: Gilt die Reaktionszeit rund um die Uhr oder nur in Servicezeiten? Ist sie für alle Störungen gleich oder nach Priorität gestaffelt? Und was passiert, wenn sie nicht eingehalten wird? Manche Angebote beschränken beispielsweise alle Leistungen auf Montag bis Freitag zu Bürozeiten. Für ein Unternehmen mit Schichtbetrieb ist das ein anderer Service als laufendes Monitoring, auch wenn die Monatspauschale ähnlich aussieht.

Wie liegen die Betreuungskosten im Marktvergleich?

Ein Marktvergleich ist nur sinnvoll, wenn die Einheit stimmt. Die folgende Tabelle stellt marktübliche Spannen neben die Erfahrungswerte von bios-tec. Es handelt sich um Erfahrungswerte, nicht um eine Marktstudie. Die Spalten zeigen, dass die Monatspauschale allein wenig aussagt, solange Servicezeiten, Reaktionszeiten und enthaltene Supportzeit nicht bekannt sind.

Die Spannweite erklärt sich vor allem über den Helpdesk-Anteil. Angebote im Bereich von 50 € bis 90 € je Arbeitsplatz enthalten in der Regel Helpdesk und Patch-Management. Angebote im Bereich von 19 € bis 36 € enthalten Fernwartung und Monitoring, begrenzen aber die Supportzeit oder berechnen sie zusätzlich. Am Markt sind Rundum-Pakete mit einem festen Support-Kontingent, etwa ein bis zwei Stunden je Monat, oder einer Flatrate üblich. Die Betreuungsstufen von bios-tec sind dagegen als Betriebspauschale für Monitoring, Updates, Inventarisierung und Pflege aufgebaut. Ein inklusives Support-Stundenkontingent gehört nicht dazu; Leistungen außerhalb der Pauschale werden nach Aufwand abgerechnet. Ein fairer Vergleich stellt deshalb immer die Monatspauschale plus die erwartete Supportzeit außerhalb der Pauschale gegenüber.

Wie vergleicht man IT-Angebote bei gleichem Leistungsumfang?

Der häufigste Fehler beim Vergleich ist der Blick auf eine einzige Zahl, meist den Preis je Arbeitsplatz, der in jedem Angebot anders definiert ist. Mit dieser Vorgehensweise werden zwei oder drei Angebote in einer Stunde vergleichbar.

1. Objekte zählen. Arbeitsplätze, Server, gesicherte Systeme, Peripherie, Mobilgeräte und Microsoft-365-Nutzer getrennt erfassen. Lassen Sie sich die Zählung vom Anbieter bestätigen.
2. Leistungsumfang je Objekt abgleichen. Für jede Position prüfen: Monitoring, Updates, Bereinigung, Virenschutz, Dokumentation, Bericht. Fehlt ein Punkt, notieren Sie ihn als Zusatzkosten oder als Eigenleistung.
3. Servicezeiten und Reaktionszeiten notieren. Gilt das Angebot Montag bis Freitag zu Bürozeiten oder rund um die Uhr? Gibt es eine Reaktionszeit nach Priorität? Beides steht oft nur im Kleingedruckten.
4. Abrechnung außerhalb der Pauschale klären. Stundenpreis-Spanne, Mindestabrechnung, Zuschläge für Notfälle, Anfahrt. Marktüblich sind etwa Anfahrtspauschalen je Vor-Ort-Termin und eine Mindestabrechnung von einer Stunde.
5. Erstes Jahr und Folgejahr getrennt rechnen. Einrichtung, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist gehören in die Jahresbetrachtung. Beim Beispiel mit 20 Arbeitsplätzen und zwei Servern liegt der Unterschied zwischen erstem und zweitem Jahr allein durch die Einrichtung bei rund 550 bis 6.600 €.
6. Lizenzen und Projekte separat führen. Microsoft 365, Virenschutz-Erweiterungen, Branchensoftware und einmalige Projekte wie eine Migration verzerren den Vergleich der Betreuungskosten, wenn sie in einem Angebot enthalten sind und im anderen nicht.

Eine einfache Vergleichstabelle mit diesen sechs Zeilen je Angebot ersetzt lange Angebotslektüre. Sie zeigt außerdem, ob ein günstiger Arbeitsplatzpreis durch Ausschlüsse erkauft ist. Wer die Zählung und den Leistungsumfang nicht selbst prüfen möchte, kann bei bios-tec ein kostenloses Erstgespräch nutzen, in dem die Umgebung gemeinsam erfasst wird. Ein konkretes Angebot erstellt bios-tec nach diesem kurzen Erstgespräch über die Kontaktseite. Weitere Informationen zum Leistungsumfang stehen unter IT-Service, für Unternehmen im Großraum München unter IT-Service München und für Sicherheitsleistungen unter IT-Security.

Was nicht in der Pauschale enthalten ist

Eine Monatspauschale ist kein Rundum-sorglos-Preis, auch nicht in der Stufe Rundum. Die folgenden Posten stehen in einem vollständigen Budget neben der Pauschale:

• Lizenzen. Microsoft 365, Betriebssysteme und Branchensoftware werden immer gesondert berechnet. Die Betreuung erfasst sie nur im Inventar.
• Hardware. PCs, Server, Netzwerkkomponenten und Ersatzteile sind Beschaffungskosten und kein Bestandteil der Betreuung.
• Projekte. Serverumzug, Cloud-Migration, Rollouts oder Umbauten werden als eigene Angebote kalkuliert.
• Supportzeit außerhalb der Pauschale. Störungsbehebung und Arbeiten, die die Betreuungsstufe nicht abdeckt, werden nach Aufwand abgerechnet. Der Stundensatz liegt bei bios-tec nach Erfahrungswerten bei rund 100 bis 300 € netto, je nach Qualifikation vom Techniker bis zur Geschäftsführung. Wer regelmäßig Zusatzstunden braucht, kann Stundenkontingente im Voraus erwerben; dafür gibt es einen Mengenrabatt je nach Volumen. Ob sich das lohnt, zeigen die abgerechneten Zusatzstunden der letzten zwölf Monate.
• Vor-Ort-Einsätze. Fernwartung ist enthalten, ein Einsatz vor Ort nicht automatisch. Eine Anfahrt wird nach Vereinbarung laut Angebot berechnet.
• IT-Analyse und Dokumentation. Eine IT-Dokumentation kostet nach Erfahrungswerten einmalig rund 500 bis 4.000 € für Umgebungen bis etwa 10 Server, größere Umgebungen auf Anfrage; die laufende Pflege rund 50 bis 150 € je Monat.
• Sicherheitsleistungen jenseits des Virenschutzes. Firewall-Pakete und Penetrationstests sind nicht Teil der Betreuungsstufen und werden individuell angeboten.

Wer diese Posten in die Budgetplanung aufnimmt, vermeidet die typische Überraschung nach dem ersten Quartal. Die Pauschale ist dann das, was sie sein soll: der planbare Grundpreis für einen laufenden, überwachten Betrieb.

bios-tec auf einen Blick

Autor: Matthias Becker, Geschäftsführer der bios-tec GmbH.

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