IT-Service für Hausverwaltungen — Objekte digital im Griff.
Abrechnungen, Eigentümerversammlungen, Mieterkorrespondenz — in der Hausverwaltung hängt viel an einer IT, die zur richtigen Zeit funktionieren muss. Dazu sensible Mieter- und Bankdaten, die geschützt gehören. Wir betreuen Ihre Verwaltungssoftware und Ihre gesamte IT, damit Ihre Objekte digital und sicher im Griff bleiben.
Drei Punkte, die in der Hausverwaltung entscheiden.
Wenn Abrechnungen fertig werden müssen und die Eigentümerversammlungen anstehen, darf die IT nicht streiken. Genau dann brauchen Sie Verlässlichkeit statt Ausreden.
Mieter- und Eigentümerdaten samt Bankverbindungen sind ein lohnendes Ziel. Ein Datenverlust trifft nicht nur Sie, sondern das Vertrauen aller Beteiligten.
Aktenberge kosten Platz, Zeit und Nerven — und die WEG-Reform erhöht den Druck, Vorgänge digital und nachvollziehbar zu führen.
Verwaltungssoftware, Objektakte, Datenschutz — aus einer Hand.
Wir kennen die Software-Landschaft von Hausverwaltungen aus laufender Betreuung und wissen, wo es im Alltag klemmt. Diese Bausteine bringen wir für Sie in Form:
Wir betreuen die IT rund um Ihre Verwaltungssoftware — ob DOMUS 4000/NAVI, iX-Haus, Wincasa, immoware24 oder Haufe. Betrieb, Updates und Schnittstellen behalten wir im Blick, damit Buchhaltung, Abrechnung und Objektverwaltung zuverlässig laufen — auch dann, wenn parallel mehrere Sachbearbeiter im System arbeiten.
Weg vom Aktenordner: Wir bringen Ihre Objektakten in ein Dokumentenmanagement, in dem Verträge, Korrespondenz und Belege strukturiert abgelegt und schnell wiedergefunden werden — pro Objekt, pro Einheit, pro Eigentümer.
Geschäftsrelevante Korrespondenz und Buchungsbelege gehören GoBD-konform und revisionssicher aufbewahrt. Wir richten die E-Mail-Archivierung und Datenhaltung so ein, dass Sie im Zweifel jeden Vorgang belegen können.
Mehrschichtiger Schutz und geprüfte Backups sichern Ihre sensiblen Mieter- und Eigentümerdaten. Damit ein Verschlüsselungsangriff nicht die Grundlage Ihrer Verwaltung lahmlegt — und die Sicherung im Ernstfall wirklich zurückläuft.
Digitale Portale und Ticketsysteme nehmen Anfragen geordnet auf, statt dass alles über Telefon und Postfach läuft. Wir binden sie sauber an Ihre Verwaltungssoftware an, damit kein Vorgang verloren geht.
- DOMUS
- iX-Haus
- Wincasa
- immoware24
- Haufe
Sensible Mieterdaten brauchen mehr als ein Antivirenprogramm.
Ransomware trifft heute gezielt kleinere und mittlere Verwaltungen — weil dort viele sensible Daten und oft ein überschaubarer Schutz zusammenkommen. Ein durchdachter Notfallplan und ein laufend betreuter, gehärteter Betrieb sind deshalb keine Kür, sondern die Grundlage.
KI kann Mieteranfragen vorsortieren — ohne Daten aus der Hand zu geben.
Ein großer Teil des Tagesgeschäfts sind wiederkehrende Mieteranfragen. KI kann dabei helfen, sie zu erfassen, vorzusortieren und Antwortentwürfe vorzubereiten — vorausgesetzt, die Daten bleiben geschützt. Mit bios-UNIVERSE haben wir eine DSGVO-konforme Alternative, die in Ihrem Rahmen bleibt.
IT für Hausverwaltungen — verständlich erklärt.
Betreuen Sie DOMUS oder iX-Haus?
Ja, wir betreuen das IT-Umfeld gängiger Hausverwaltungssoftware — darunter DOMUS 4000/NAVI, iX-Haus, Wincasa, immoware24 und Haufe. Das bedeutet: Wir sorgen dafür, dass die Server, Arbeitsplätze und Schnittstellen laufen, kümmern uns um Updates, Performance im Mehrbenutzerbetrieb und die Datensicherung. Die fachliche Programmbetreuung bleibt beim Hersteller — die IT, auf der die Software läuft, kommt von uns.
Wie digitalisieren wir unsere Objektakten?
Schrittweise und ohne Chaos: Wir richten ein Dokumentenmanagement ein, das zu Ihrer Verwaltungssoftware passt, definieren mit Ihnen eine sinnvolle Ablagestruktur pro Objekt und Einheit und begleiten die Überführung der bestehenden Akten. Ziel ist, dass Ihr Team Verträge, Korrespondenz und Belege schnell wiederfindet — und neue Vorgänge von vornherein digital und nachvollziehbar entstehen.
Ist E-Mail-Archivierung Pflicht?
Geschäftsrelevante E-Mails unterliegen den GoBD-Aufbewahrungspflichten und müssen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden — das lässt sich mit dem normalen Postfach kaum sauber erfüllen. Wir richten eine revisionssichere E-Mail-Archivierung ein, die diese Anforderungen abdeckt, sodass Sie im Zweifel jeden Schriftwechsel belegen können. Eine Rechtsberatung ersetzen wir damit nicht, aber wir bringen die Technik auf den geforderten Stand.
Wie schützen wir Mieterdaten?
Mit einem mehrschichtigen Ansatz: aktueller Schutz an den Endgeräten und im Netzwerk, ein durchdachtes Zugriffskonzept, Verschlüsselung und vor allem geprüfte Backups, die im Ernstfall auch wirklich zurücklaufen. Weil Mieter- und Eigentümerdaten sensible Personen- und Bankdaten enthalten, legen wir besonderen Wert auf den Schutz vor Ransomware — dem heute häufigsten Angriff auf Verwaltungen.
Was kostet die Betreuung?
Das richtet sich nach der Größe Ihrer Verwaltung — nach der Zahl der Arbeitsplätze und Standorte, der eingesetzten Software und dem Umfang der Betreuung. Wir arbeiten mit monatlichen Pauschalen oder nach Aufwand und geben Ihnen nach einem kurzen Erstgespräch eine klare Einschätzung, statt Ihnen ein Paket von der Stange zu verkaufen.
Reden wir über Ihre Verwaltungs-IT.
Sie wollen Ihre Objektakten digitalisieren, Ihre Verwaltungssoftware zuverlässig betreiben und Mieterdaten wirksam schützen? In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, wo Ihre Verwaltung steht — auf Wunsch mit sauberer Übernahme von Ihrem bisherigen Dienstleister.
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