IT-Betreuung für Unternehmen: Ihre IT-Abteilung. Ohne Stellenanzeige.

IT-Betreuung ist die laufende Verantwortung für die IT eines Unternehmens. Dazu gehören Arbeitsplätze, Server, Datensicherung, Sicherheit und Lizenzen. Der Dienstleister kümmert sich darum, bevor etwas klemmt.

Oft heißt das auch EDV-Betreuung. Gemeint ist dasselbe, nur mit dem älteren Wort für IT.

bios-tec übernimmt diese Rolle als externe IT-Abteilung. Sie haben je einen festen Ansprechpartner für Technik und für Vertrieb. Beide haben eine Urlaubsvertretung.

Nicht gemeint: einzelne Hilfe bei einer Störung, ohne laufende Verantwortung, die leistet der IT-Support; wer die IT ganz oder in großen Teilen abgeben will, findet die Entscheidungshilfe beim IT-Outsourcing. Diese Seite beantwortet, wie wir dauerhaft für Ihre IT geradestehen.

Laufende Betreuung oder Hilfe auf Zuruf: wo liegt der Unterschied?

Viele kleinere Unternehmen starten mit Hilfe auf Zuruf. Ein Rechner streikt, jemand ruft an, ein Techniker behebt den Fehler und schreibt eine Rechnung. Das funktioniert, solange wenig passiert. Es hat aber einen Haken: Niemand schaut auf die IT, solange sie scheinbar läuft. Updates bleiben liegen, eine Sicherung schlägt seit Wochen fehl, eine Festplatte meldet erste Fehler, und erst der Ausfall macht das sichtbar.

Laufende Betreuung dreht diese Reihenfolge um. Der Dienstleister überwacht Geräte und Server, spielt Sicherheitsupdates nach Plan ein, prüft die Datensicherung und kennt den Stand Ihrer Umgebung. Störungen gibt es weiterhin, aber seltener, und sie treffen auf jemanden, der Ihre IT bereits kennt. Der Unterschied zeigt sich weniger am einzelnen Ticket als an der Frage, wer Verantwortung trägt, wenn gerade nichts kaputt ist.

Was gehört zur IT-Betreuung?

Die Betreuung bündelt Technik, Einkauf und Ansprechpartner. Für die Technik wählen Sie eine Stufe; sie legt fest, wie schnell wir bei kritischen Störungen eingreifen.

• Arbeitsplätze und Server: Monitoring, Patch-Management und Virenschutz laufen über unsere Managed Services. Störungen fallen auf, bevor sie den Betrieb bremsen.
• Datensicherung: Sicherung täglich, alle 4 Stunden oder stündlich. Rücksicherungstests richten sich nach der vereinbarten Stufe. Sie wissen, dass Ihre Daten zurückspielbar sind.
• IT-Sicherheit: Firewall, EDR, Mail-Security, Patch-Management und Awareness, alle einzeln buchbar. Sie buchen den Schutz, den Ihr Risiko verlangt.
• Microsoft 365 und Lizenzen: Lizenzen ohne Aufschlag: Sie zahlen genau das, was Microsoft selbst verlangt. Wir erhalten die Herstellerprovision, nicht Ihren Aufpreis.
• Hardware-Beschaffung: Verkauf und Beschaffung über mehr als 70 Distributoren. Bei Einzelbestellungen verzichten wir auf Marge und nennen günstigere Online-Anbieter.
• Fester Ansprechpartner: Je ein fester Kontakt für Technik und für Vertrieb, beide mit Urlaubsvertretung. Sie erklären Ihre IT nicht jedes Mal neu.

Was jede Stufe für Arbeitsplätze und Server umfasst, zeigt die Stufenübersicht der Managed Services.

Was ist eine externe IT-Abteilung?

Eine externe IT-Abteilung übernimmt die Aufgaben einer internen IT, mit eigenem Team beim Dienstleister. Beide Modelle haben ihre Stärken. Der Vergleich zeigt, wo die Unterschiede liegen.

Ein häufiger Mittelweg: Eine Person im Haus kennt die Abläufe und ist erste Anlaufstelle für die Kollegen, der Dienstleister liefert Breite, Vertretung und Betrieb. Viele Leistungen sind dafür auch einzeln buchbar, etwa Helpdesk oder Lizenzmanagement. So ergänzt bios-tec Ihr Team, statt es zu ersetzen.

Für wen lohnt sich IT-Betreuung?

bios-tec betreut vor allem Unternehmen mit 10 bis 150 Arbeitsplätzen. Wir sind dabei nach oben und unten flexibel.

Startups betreuen wir ab dem ersten Mitarbeiter. Die Betreuung wächst inhaltlich und preislich mit. „Alle Startups, die wir seit 2010 begleiten, betreuen wir bis heute.“

In dieser Größe ist eine eigene IT-Stelle oft zu viel und zu wenig zugleich: zu teuer für die laufenden Routinearbeiten, zu schmal für Netzwerk, Server, Sicherheit, Microsoft 365 und Fachanwendungen auf einmal. Fällt die eine Person aus, steht das Wissen still. Eine externe Betreuung verteilt dieses Wissen auf ein Team.

Im Kleinen kennt das jeder Betrieb mit einem Firmenwagen. Wo der Wagenheber liegt und welcher Reifendruck gilt, weiß der, der ihn meistens fährt. Ist er im Urlaub, sucht der Kollege mit plattem Reifen am Straßenrand. In der IT kostet dieselbe Lücke mehr: Welcher Drucker welchen Treiber braucht, warum eine Fachanwendung nur mit einem bestimmten Update läuft, wer beim Hersteller der Ansprechpartner ist. Laufende Betreuung schreibt dieses Wissen auf und verteilt es auf mehrere Köpfe. Ihr fester Ansprechpartner kennt Ihre Umgebung, seine Vertretung arbeitet mit demselben Stand, und niemand muss Ihre IT nach einem Urlaub neu kennenlernen.

Wie läuft der Start der IT-Betreuung ab?

Das Onboarding dauert in der Regel eine Woche. Vollständige Admin-Zugangsdaten und Dokumentation beschleunigen den Start.

Zuerst verschaffen wir uns einen Überblick, dann richten wir Zugänge, Dokumentation und Überwachung ein, und erst danach geht die Umgebung in den laufenden Betrieb über:

• Bestandsaufnahme: Wir erfassen Geräte, Server, Lizenzen und Zugänge Ihrer Umgebung.
• Zugänge: Auf Wunsch stellen wir alle Zugriffe selbst her. Vorhandene Admin-Zugangsdaten beschleunigen das.
• Dokumentation: Wir halten Ihre Umgebung schriftlich fest. Bestehende Unterlagen verkürzen diesen Schritt.
• Monitoring: Geräte und Server laufen in die Überwachung, Sicherheitsupdates werden eingeplant.
• Laufender Betrieb: Ab jetzt betreut Ihr fester Ansprechpartner die IT, mit Urlaubsvertretung.

Sie wechseln von einem anderen Dienstleister? Dann dauert die Übernahme in der Regel 10 Tage. Mehr dazu unter IT-Dienstleister wechseln.

Was sollte ein Vertrag zur IT-Betreuung regeln?

Ein guter Betreuungsvertrag beantwortet die Fragen, die sonst erst im Ernstfall gestellt werden. Achten Sie beim Vergleich von Angeboten vor allem auf diese Punkte:

• Umfang: Welche Geräte, Server und Dienste sind enthalten, und was wird nach Aufwand abgerechnet?
• Servicezeit und Interventionszeit: Wann ist jemand erreichbar, und wie schnell wird bei einer kritischen Störung eingegriffen?
• Datensicherung: Wie oft wird gesichert, und wird die Rücksicherung auch geprüft?
• Zugänge und Dokumentation: Wem gehören Passwörter und Unterlagen? Bei einem späteren Wechsel müssen sie vollständig übergeben werden.
• Vor-Ort-Einsätze: Wie werden Einsätze am Arbeitsplatz abgerechnet? Bei uns gelten dafür der normale Stundensatz und die Anfahrt.
• Lizenzen und Hardware: Wird auf Lizenzen ein Aufschlag berechnet, und wie wird Hardware beschafft?

Welche Fehler sind bei der Auswahl typisch?

• Nur auf den Preis je Arbeitsplatz schauen: Entscheidend ist, was im Betrag enthalten ist und was zusätzlich abgerechnet wird.
• Eine Einzelperson als Dienstleister: Das kann gut funktionieren, bis Urlaub, Krankheit oder Ruhestand kommen. Fragen Sie nach der Vertretung.
• Keine Dokumentation verlangen: Ohne schriftlichen Stand hängt Ihre IT am Gedächtnis des Dienstleisters.
• Sicherheit als Nebensache: Firewall, Endpunktschutz und Datensicherung gehören in jedes Gespräch über Betreuung, nicht erst nach einem Vorfall.

Woran erkennen Sie, dass Ihre IT Betreuung braucht?

Drei Fragen helfen bei der Einordnung. Wüssten Sie heute, ob die letzte Datensicherung funktioniert hat? Wer kümmert sich um die IT, wenn die zuständige Person zwei Wochen fehlt? Und gibt es einen aktuellen Überblick über Geräte, Lizenzen und Zugänge? Ist eine dieser Fragen offen, ist laufende IT-Betreuung der nächste sinnvolle Schritt.